Für B2B Unternehmen sind gut gemachte Webinare oft ein sehr effektiver Weg, um mehr Kundenkontakte zu generieren. Um zu garantieren, dass dein Webinar erfolgreich ist, muss es jedoch bei deiner Zielgruppe gut beworben werden. Das erreichst du mit einer durchdachten E-Mail-Strategie.

In dieser Anleitung findest du nützliche Tipps, wie du eine effektive E-Mail-Marketing-Strategie aufbauen kannst, um ein erfolgreiches Webinar zu veranstalten.

Inhalte dieser Anleitung:

• Mit Webinaren loslegen
  • Was ist ein Webinar?
  • Was sind die Vorteile eines Webinars?
• E-Mail-Marketing-Strategie für Webinare
  • Das Webinar ankündigen
  • Das Webinar bewerben
  • Nach dem Webinar
• Wichtige Schlüsselpunkte

Mit Webinaren loslegen

Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist eine Art Online-Meeting oder -Seminar, zu dem Teilnehmer eingeladen werden, um diverse Themen aus einem bestimmten Bereich zu besprechen. Normalerweise wird das Webinar von einem Experten oder einer Gruppe von Experten des jeweiligen Themas durchgeführt, die die wichtigsten Informationen darstellen und Fragen beantworten.

Insbesondere bei B2B Unternehmen werden Webinare oft genutzt, um neuen Kunden mittels eines Tutorials oder einer Fallstudie ein Produkt oder einen Dienst näherzubringen.

Was sind die Vorteile eines Webinars?

Ein Webinar zu veranstalten bietet dir die Chance, deine Kenntnisse in diesem Bereich unter Beweis zu stellen. Das Alleinstellungsmerkmal ist hierbei, dass du gleichzeitig Inhalte erstellen und anbieten kannst, die deine Fachexpertise verdeutlichen und so auch direkt das Vertrauen deiner Zielgruppe gewinnen kannst. Zum Beispiel erstellt das Really Good Emails Team wöchentliche Videos zum Thema E-Mail-Design – und wird daher als Experte dieser Branche betrachtet.

Hier sind einige weitere Vorteile von Webinaren für dein Unternehmen:

• Neue Kundenkontakte generieren – Ein interessantes Webinar kann neue Kunden oder Industrie-Kontakte anziehen, die sich für das Thema interessieren.
• Werbung – Ein Webinar ist ein guter Weg, um neuen oder unentschlossenen Kunden das volle Potential deines Produktes vorzustellen. Fallstudien, Live-Demos und Schritt-für-Schritt-Tutorials sind gute Beispiele, wie du dein Produkt bewerben könntest.
• Deinem Unternehmen Charakter geben – Wenn du ein Webinar veranstaltest, können Neu- sowie Bestandskunden eine persönliche Verbindung zu deinem Unternehmen herstellen. So verbesserst du das Verhältnis zu deiner Kundschaft.
• Deine Zielgruppe kennenlernen – Ein sehr schwieriges Element des Marketings ist die Identifikation der Wünsche und Bedürfnisse deiner Kunden. Bei einem Webinar können Teilnehmer Fragen stellen und Feedback teilen und dir so wichtige Einblicke in ihre Sichtweise geben. So kannst du dein Produkt dann entsprechend optimieren.
• Günstig – Ein Webinar bietet dir die selben Vorteile wie ein persönliches Meeting oder Event, jedoch ohne die Nebenkosten (z. B. Mietkosten, Reisen, Essen und Getränke usw).
• Flexibel – Dein Webinar kann wie gewünscht stattfinden, ohne dass geographische Einschränkungen gelten. So können theoretisch Kunden weltweit teilnehmen.

Eine E-Mail-Marketing Strategie für Webinare entwickeln 

Sobald du die Entscheidung getroffen hast, ein Webinar zu veranstalten, musst du einiges dafür tun, dass das Event ein Erfolg wird. Das ist unsere 3-Schritt-E-Mail-Marketing-Strategie für Webinare ...

Schritt 1: Das Webinar ankündigen

In den Wochen vor dem Webinar sollte es das Ziel sein, das Webinar bekannt zu machen und dadurch Registrierungen zu erzielen.

Bestimme die Zielgruppe

Als Erstes ist es wichtig, dass du die Zielgruppe für dein Webinar klar bestimmen kannst. So kannst du deine Empfänger-Liste entsprechend segmentieren und eine passende Ansprache für deine Mail wählen.

Denke an die geplanten Inhalte des Webinars, um die dafür relevanteste Zielgruppe auszuwählen. Wenn dein Webinar z. B. eine Vorstellung deines Produktes sein soll, kannst du davon ausgehen, dass dies nur für Neukunden oder Demo-Nutzer relevant ist.

Gestalte eine verlockende E-Mail-Einladung

Wenn du mehr über deine Empfänger weißt, kannst du mit der Gestaltung der E-Mail-Einladung beginnen. Diese Mail soll dem Leser ganz klar erklären, worum es in dem Webinar geht und welche Themen besprochen werden.

Liste die Kernpunkte des Webinars in der Mail auf. So erweckst du mehr Interesse und außerdem weiß der Leser dann genau, was er erwarten kann und ob es zu ihm passt.

Diese Mail von Teachable zeigt direkt, was genau in dem Webinar besprochen wird.

Tipp: Nutze den E-Mail-Betreff, um das Webinar-Thema direkt in der Inbox zu vermitteln – so gewinnst du direkt die Aufmerksamkeit der Leser.

Halte die Anmeldung für das Webinar einfach

Der beste Weg, um mehr Registrierungen zu erzielen, ist durch eine klare, effektive CTA (Call-to-Action). Wenn der Empfänger deine Mail gelesen hat und immer noch nicht weiß, wie er sich für das Webinar registrieren kann, ist definitiv etwas schief gegangen.

Deine CTA sollte ...

• in der Mail auffallen
• eine einfache, knappe Anweisung beinhalten (z. B. "Hier anmelden", "Deinen Platz sichern")
• zu einem sinnvollen Ziel-Link führen (z. B. eine Landing-Page oder Anmeldeformular)

Litmus wählt eine auffällige Farbe für den CTA-Button und nutzt einen kurzen, knappen Text.

Achte auf das Timing

Das Timing des Versands ist sehr wichtig. Wenn du die Einladungen zu spät verschickst, gehst du das Risiko ein, dass viele der Empfänger zu dem Termin bereits anderweitig verplant sind – insbesondere dann, wenn deine Zielgruppe aus Business-Usern besteht, deren Terminplan meist gut gefüllt ist.

Auf der anderen Seite ist es jedoch auch nicht empfehlenswert, deine Einladungen zu weit im Voraus zu verschicken. In diesem Fall erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin vergessen wird. Außerdem könnte es Kunden davon abschrecken, sich für das Webinar anzumelden, wenn sie noch gar nicht wissen, was sie in so ferner Zukunft vor haben.

Wir empfehlen, dass du deine erste Mail ein paar Wochen vor dem Webinar verschickst, damit deine Leser noch die Chance haben, das Event in ihren Kalender einzutragen und zu planen. Vergiss auch nicht, ein Kalender-Ereignis zu erstellen und in der Mail zu verlinken.

Schritt 2: Das Webinar verstärkt bewerben

Einige Tage vor dem Webinar solltest du sicherstellen, dass die wichtigsten Sachen abgehakt sind. Unter anderem gehören Erinnerungsmails, finale Checks und Kerninformationen dazu.

Versende eine Erinnerungsmail mit den wichtigsten Infos

Wenn man viel zu tun hat, ist es normal, dass einige Sachen untergehen. Aus diesem Grund liegt es in deiner Verantwortung, das Webinar so unkompliziert wie möglich zu machen. Es wäre schade, wenn Leute, die sich bereits für das Webinar eingetragen haben, doch nicht teilnehmen, weil sie z. B. den Termin vergessen, die E-Mail-Einladung nicht finden können oder nicht genügend Informationen haben.

Sende am Tag vor dem Webinar noch eine letzte Erinnerungsmail, um die wichtigsten Details zu bestätigen, die deine Teilnehmer brauchen, um sich gut vorbereiten zu können. U.a. solltest du folgende Infos bereitstellen:

• Den Link auf das Webinar
• Das genaue Datum und die Uhrzeit (achte hier auf unterschiedliche Zeitzonen, falls das Webinar international ist)
• Die geschätzte Dauer
• Die Art des Webinars (z. B. Q&A, Fallstudie, Präsentation)

Diese Mail enthält alle Kerninformationen zu dem bevorstehenden Webinar, damit sich die Teilnehmer gut vorbereiten können.

Denk nochmals an diejenigen, die sich noch nicht registriert haben

In manchen Fällen ist es auch möglich, dass der Empfänger deine Einladung übersehen hat oder ganz einfach vergessen hat, sich für das Webinar einzutragen. Um sicherzustellen, dass du keine Chance verpasst hast, solltest du noch eine zweite Einladung versenden.

Teile deine ursprüngliche Liste in zwei neuen Kategorien auf: Zum einen Leute, die sich registriert haben und zum anderen diejenigen, die sich noch nicht registriert haben. Die zweite Gruppe bekommt dann noch eine zweite E-Mail-Einladung.

Verwende hier den Druck erhöhende Floskeln wie "letzte Chance" oder "nur noch X Stunden", um ein gewisses Gefühl von Dringlichkeit zu erzeugen.

Schritt 3: Nach dem Webinar Kontakt zu den Kunden aufnehmen

Dein Webinar ist vorüber und alles hat geklappt. Die Kommunikation mit den Teilnehmern nach dem Event ist aber auch noch ein sehr wichtiger Teil der E-Mail-Marketing-Strategie für dein Webinar.

Verschicke Nachfasser-Mails mit einer klaren CTA

Produkte verkaufen, Kunden kennenlernen oder an neue Kontakte kommen – jedes Webinar hat ein Ziel. Verschicke kurz nach dem Webinar eine freundliche Nachfasser-Mail, um den Kontakt zu den Teilnehmern aufrechtzuerhalten, während das Webinar noch in ihren Köpfen präsent ist.

In der Mail solltest du dich natürlich als Erstes bei den Teilnehmern bedanken, dann kann eine CTA folgen. Wenn es sich z. B. um die Demo deines Produktes handelte, kannst du einen Link auf deinen Store hinzufügen. Falls das Webinar eher informativ war, kannst du neue Kontakte auf deinen E-Mail-Newsletter oder Social Media Accounts hinweisen.

Auch solltest du den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, dir Feedback zu geben. Ob allgemeineres Feedback zu deinem Unternehmen oder gezieltes Feedback zum Webinar, helfen wird dir das in Zukunft auf jeden Fall.

Erstelle einen Video-Mitschnitt des Webinars

Einen Mitschnitt von deinem Webinar zu erstellen bietet dir viele Vorteile. Erstens können diejenigen, die live teilgenommen haben, das Webinar nochmals anschauen und sich erneut an die Kernpunkte erinnern. Außerdem können sie deine Inhalte mit anderen teilen und dabei auch mehr Aufmerksamkeit auf dein Unternehmen lenken.

Ein Video ist auch ein guter Weg für diejenigen, die sich registriert aber nicht teilgenommen haben (z. B. wegen Krankheit), die Inhalte des Webinars nachzuholen.

Und als letzten Punkt könntest du in Zukunft das Video auch noch an andere Zielgruppen deiner E-Mail-Liste schicken, um deine Webinare zu vermarkten.

Email on Acid vermarktet ein älteres Webinar am Ende eines E-Mail-Newsletters.

Wichtige Schlüsselpunkte

Das sind die 4 wichtigsten E-Mails, die du als Teil der E-Mail-Marketing-Strategie für dein Webinar versenden solltest:

1. E-Mail-Einladung
2. Erinnerungsmail
3. Nachfasser-Mail
4. E-Mail mit Video-Link

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Während der Corona-Zeit ist die Kommunikation innerhalb deines Teams wichtiger denn je. Als Unternehmer hast du in diesen schweren Zeiten die große Verantwortung, deinen Mitarbeitern Unterstützung und eine klare Führung zu bieten. Außerdem ist es wichtig, dass du dein Team motivierst, damit produktiv weitergearbeitet werden kann.

Das Coronavirus hat weltweit zu einer Unmenge an Änderungen in der Arbeitswelt geführt.

Da sich Unternehmen weltweit gerade an neue Arbeitsumfelder und Sicherheitsmaßnahmen gewöhnen müssen, müssen die internen Kommunikationswege besonders reibungslos und effektiv sein.

Hier sind ein paar wichtige Tipps, um interne Newsletter zu verschicken, die dein Team in der schwierigen Coronazeit motivieren, aber auch beruhigen sollen ...

Tipps für interne Newsletter in der Coronazeit

Stelle klare Richtlinien auf und kommuniziere sie

Aktuell wird der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz großgeschrieben. Alle Unternehmen, die aktuell geöffnet sind, haben dafür Sicherheitsmaßnahmen entwickelt, die Mitarbeiter und Kunden so gut wie möglich schützen sollen.

Da sich die Lage so schnell ändert, ist damit zu rechnen, dass du diese Maßnahmen auch laufend entsprechend anpassen musst. Nutze deinen internen Newsletter, um Mitarbeiter über die aktuellsten Richtlinien zu informieren und weise künftig in jedem Newsletter darauf hin, um die Wichtigkeit hervorzuheben.

Liste die aktuellsten Corona-Sicherheitsrichtlinien für dein Unternehmen in deinen internen Newslettern auf.

Falls sich was ändern sollte (z. B. eine Maskenpflicht, neue Regeln für die Mittagspause usw.), solltest du dies als erstes in deinem internen Newsletter kommunizieren. So verhinderst du, dass Falschinformationen im Büro verbreitet werden.

Achte auf regelmäßige Kommunikation

In Krisenzeiten hilft ein wöchentlicher oder halbmonatlicher Newsletter allen im Team, auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Außerdem zeigst du deinen Mitarbeitern damit, dass dir das Thema wichtig ist und dir die Gesundheit des Teams und der Kunden am Herzen liegt.

Ein regelmäßiger Plan für den Versand bedeutet auch, dass sich deine Mitarbeiter an den Newsletter gewöhnen – ihn quasi schon erwarten – und sie die Mails so nicht verpassen oder übersehen.

Nutze ein übersichtliches Layout, um Informationen zu vermitteln

Die Optik deines internen Newsletters ist genauso wichtig wie seine Inhalte. Wenn das Newsletter-Layout wirr ist und sich schwer lesen lässt, führt das dazu, dass wichtige Inhalte und Informationen nicht optimal vermittelt werden.

Neben einem Gleichgewicht von Texten und Bildern solltest du deinen Newsletter in klare Abschnitte einteilen und Zwischenüberschriften verwenden. So können deine Mitarbeiter schnell und einfach auf die wichtigsten Informationen zugreifen.

Tipp: Du hast viele Inhalte für den Newsletter? Definiere eine bestimmte Farbe, die du exklusiv für die Coronavirus-Updates verwendest. So fallen deinen Kollegen diese Informationen schneller in der Mail auf.

Eine bestimmte Farbe (z. B. Rot) ausschließlich für die Coronavirus-Updates zu verwenden, hilft deinem Team, diese Informationen schneller zu finden.

Reagiere schnell und behalte die aktuellsten Nachrichten im Blick 

Da sich die Lage so oft und schnell ändert und ständig neue Informationen dazu kommen, verfolgen viele von uns gerade viel regelmäßiger die Nachrichten. Oft fragt man sich, wie die aktuellsten Entwicklungen einen persönlich betreffen werden.

Um Verwirrung und Spekulation zu vermeiden, solltest du deinen internen Newsletter verwenden, um direkt auf aktuellste Nachrichten und Neuerungen zu reagieren und einzugehen, die Auswirkungen auf dein Unternehmen und deine Mitarbeiter haben könnten. Hier sind einige Beispiele:

• Krankengeld
• Zwangsurlaub
• Home Office
• Maskenpflicht in der Öffentlichkeit

Informiere deine Kollegen über eine Maskenpflicht oder ähnliche Entwicklungen, die sie an ihrem Arbeitsplatz direkt betreffen werden.

Je schneller du auf aktuelle Neuerungen reagierst und übersichtliche Informationen für dein Team bereitstellst, desto schneller werden deine Mitarbeiter beruhigt und fühlen sich bei dir im Team sicher.

Nutze eine Umfrage, um deinen Mitarbeitern zu helfen

Du solltest nicht nur auf externe Nachrichten reagieren, sondern auch auf die allgemeine Stimmung im Team. Gerade jetzt machen sich viele Leute generell Sorgen um die Gesundheit, die Zukunft, die Familie usw. und viele deiner Kollegen werden persönliche Anliegen haben, die sie vielleicht klären wollen.

Verwende deine internen Mails, um deinen Mitarbeitern die Chance zu geben, ihre Sorgen und Anliegen zum Thema Coronavirus auszudrücken. Eine Umfrage-Plattform wie z. B. Google Forms oder Survey Monkey kann dir dabei helfen.

Eine anonyme Team-Umfrage kann einen Einblick in die aktuelle Stimmung im Team geben und du kannst daraufhin reagieren und häufige Probleme direkt ansprechen. Die Anonymität sorgt auch dafür, dass deine Kollegen ehrlich antworten.

Erstelle eine kurze, anonyme Umfrage, um auszuloten, wie die Stimmung im Team ist.

Tipp: Wenn möglich, solltest du die anonymen Ergebnisse der Umfrage im nächsten Newsletter teilen, damit Mitarbeiter, die sich Sorgen machen, wissen, dass sie nicht alleine sind.

Weise auf nützliche Ressourcen hin

Deine internen Mails sind auch ein sehr guter Weg, um nützliche Ressourcen mit deinem Team zu teilen.

Unter anderem könntest du offizielle Ressourcen vom Staat, inspirierende Blogbeiträge oder hilfreiche Tipps mit deinem Team teilen, um ihm durch die Krise zu helfen.

Teile nützliche Ressourcen in deinen Newslettern, um deinem Team während der Krise zu helfen.

Es ist auch sehr wichtig, dass deine Mitarbeiter wissen, dass Hilfe und Unterstützung vorhanden sind. Nutze deinen Newsletter, um Kollegen auf mögliche Anlaufstellen innerhalb deines Unternehmens hinzuweisen, falls sie besonders unter Stress oder Angst leiden.

Stelle auch positive Inhalte zur Verfügung

Neben den sehr ernsten und besorgniserregenden Inhalten zum Corona-Thema, ist es auch sinnvoll, leichtere, positivere Inhalte in deinen internen Mails zu teilen.

Lustige Bilder, GIFs, schöne Team-Neuigkeiten (z. B. Geburtstage, Verlobungen, Geburten usw.), coole Rezepte oder allgemeine "Wohlfühl"-Nachrichten machen deinen internen Newsletter ein wenig positiver und sorgen für Aufheiterung.

Eine lustige GIF hilft dabei, die Stimmung etwas zu lockern.

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Das E-Mail-Layout anpassen

Sobald du ein Template ausgewählt hast, kannst du das Layout nach deinen Wünschen anpassen. Ziehe zusätzliche Layoutblöcke aus dem Menü hinein und klicke auf das "x", um unnötige Blöcke aus dem Design zu löschen.

E-Mail-Text: Was gehört in die Mail?

Nun kannst du mit dem Text loslegen. Dies ist deine Chance, deine Botschaft bestmöglich an deine Kunden zu kommunizieren.

Gib den Text in einen Textblock ein und nutze die Stil-Optionen, um den gewünschten Font sowie die Farbe, Schriftgröße usw. einzustellen.

Hier sind einige inhaltliche Ideen für deine Texte:

• Informationen zu aktuellen Öffnungszeiten
• Details zum neuen Bestell-Prozess
• Hinweise zur Verfügbarkeit von bestimmten Diensten/Produkten
• Neue oder geänderte Produkte/Dienste bewerben

Teile die wichtigsten Informationen mit deinen Kunden.

Grafiken einbauen

Das Beste an einer HTML-Mail ist, dass du das Design perfekt auf dein Unternehmen abstimmen kannst.

Du kannst zum Beispiel das Farbschema anpassen, Produkt-Fotos hinzufügen und dein Logo einbauen, damit deine Kunden dich sofort als Absender identifizieren.

Baue dein Logo ins Design ein, damit deine Kunden sofort wissen, von wem die Mail kommt.

Der letzte Feinschliff

Für die Anfangsphase ist es völlig ausreichend, wenn dein Design relativ schlicht ist. Die Mail muss nicht super komplex sein, um die wichtigsten Informationen rüberzubringen.

Es ist außerdem sehr kundenfreundlich, Links in deiner Mail einzubauen. So können Kunden z. B. direkt eine Bestellung durchführen. Hierfür eignen sich Call-to-Action-Buttons perfekt. In diesem Tutorial findest du weitere Informationen dazu.

Tipp: Du kannst natürlich auch einen Mailto-Link hinzufügen. Dann öffnet sich automatisch eine neue Mail an die angegebene Adresse und deine Kunden können z. B. direkt eine Bestellung aufgeben – auch, wenn du noch kein Online-Bestellsystem hast.

Füge einen CTA-Button ein, damit Kunden online oder direkt per E-Mail bestellen können.

E-Mail-Betreff

Denke dir einen wirkungsvollen Betreff und einen Vorschautext für die Inbox aus und schau dir die Inbox-Vorschau an, damit deine Leser deine Mail in der Inbox nicht übersehen:

Schreibe einen überzeugenden Betreff, um Kunden auf deine Mail aufmerksam zu machen.

Eine Vorschau deiner E-Mail ansehen

Bevor du deine Mail verschickst, ist es sinnvoll, das Mail Designer 365 Testmail-Feature zu nutzen. So überprüfst du deine Mail auf Fehler und kannst sicherstellen, dass alles passt. Klicke auf das Flugzeug-Icon, wähle "Test" und gib deine E-Mail-Adresse ein. So siehst du eine Vorschau direkt in deiner Inbox – so, wie die Mail später auch deine Kunden sehen werden.

Wichtig: In diesem Schritt musst du einmalig deinen E-Mail-Account verifizieren.

Du kannst außerdem die Gerätevorschau nutzen, um zu sehen, wie dein Design auf diversen mobilen Geräten aussehen wird. Wenn etwas nicht stimmt, kannst du es direkt in der Smartphone-Ansicht anpassen.

Sieh dir dein Design vor dem Versand in der mobilen Vorschau an.

Deine E-Mail verschicken

Wenn du mit deinem E-Mail-Design zufrieden bist, kannst du mit dem Versand starten!

Du kannst entweder direkt von Mail Designer 365 aus mit deiner eigenen E-Mail-Adresse versenden (bitte beachte, dass bei dieser Methode alle Kunden-Adressen einzeln eingegeben werden müssen) oder du nutzt einen E-Mail-Dienst wie z. B. Mailchimp.

Hier findest du eine Liste aller E-Mail-Dienste, die mit Mail Designer 365 Designs kompatibel sind.

E-Mail-Design leicht gemacht – mit Mail Designer 365

Das war unsere kleine E-Mail-Design-Anleitung für Einsteiger. Wir hoffen, dass wir dir die Basics etwas näher bringen konnten.

Wenn du mehr über E-Mail-Marketing erfahren willst, schau dir unsere anderen Newsletter Academy Artikel an.

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