Wie du sicher weißt, kann die Zusammenarbeit mit anderen manchmal schwierig sein – auch, wenn es um den E-Mail-Marketing-Workflow geht: Welche Kampagne hat Priorität? Wer trägt die Verantwortung wofür? Welche Version ist aktuell? Können wir schon verschicken?
Folgende Probleme beim Workflow an Kampagnen und Projekten kennst du sicher auch – sie führen nur zu unnötig zeitraubenden, endlosen Feedback-Schleifen, und machen den Workflow so ineffizient:
- Es ist nicht klar, welches Teammitglied für Feedback oder die Freigabe von Projekten verantwortlich ist.
- Das Design ist aus Sicht des Designers fertig – aber wie wird jetzt am besten das Feedback von anderen Kollegen eingeholt?
- Das Team arbeitet gemeinsam an einem Design, deshalb sind plötzlich mehrere Versionen im Umlauf und keiner weiß mehr, welches die aktuellste ist.
- Das Feedback der Kollegen erreicht den Verantwortlichen auf unterschiedlichen Wegen (per Mail, im Chat, per Telefon, persönlich, ...). So verliert man beim Überarbeiten schnell den Überblick, was wiederum zu Frust und Zeitverzögerung führt.
- Welcher Kollege hat eigentlich den Entwurf bereits abgesegnet und von wem steht das Feedback noch aus?
- ...
Ein effektives System für den Team-Workflow hilft dir, dass solche Situationen und Unklarheiten gar nicht erst aufkommen. So arbeitest du gemeinsam mit deinem Team effizienter an E-Mail-Kampagnen und Projekten. Hier sind einige unserer besten Tipps, um die Teamarbeit an E-Mail-Kampagnen zu optimieren...
Schritt 1: Vorbereitung der Kampagne
Bevor du mit der Kampagne loslegst, solltest du mit deinem Team einige Grundregeln festlegen...
- Einen Teamleiter wählen. Jedes Team braucht einen Leiter mit Erfahrung, der die schwierigsten Entscheidungen treffen kann, wenn das Team sich mal uneinig ist. Das beschleunigt den Entscheidungsprozess und verhindert Konflikte.
- Ziele zusammenfassen. Die Ziele müssen klar sein! Dein Team muss zusammenarbeiten, um die Hauptziele der Kampagne festzulegen. Für eine E-Mail-Kampagne wäre dies zum Beispiel die CTA (Call-To-Action).
- Rollen zuweisen. Nachdem ein Leiter gewählt wird, kann das Team auch den anderen Teammitgliedern Rollen zuweisen. Jeder im Team muss wissen, was seine Verantwortungen sind, und was von ihm erwartet wird. So werden Verwirrungen und Konflikte im Laufe des Projektes vermieden.
- Sich auf eine Deadline einigen. Die Mehrheit der Teammitglieder arbeitet an mehreren Kampagnen parallel und hat deshalb wichtige Aufgaben zu verwalten und zu koordinieren. Eine klare Frist dient dazu, dass das Team Aufgaben effektiver priorisieren kann, und dass nichts vergessen wird.
Treffe dich mit deinem Team, bevor du mit der Arbeit loslegst, um einige Grundregeln festzulegen.
Schritt 2: Kommunikation während der Kampagne
Halte dich bei deiner Kampagne an diese einfachen Tipps – so wird der Workflow leichter und produktiver...
- Nur über eine Plattform kommunizieren. Das Team sollte sich auf eine Plattform einigen, über die kommuniziert werden soll. So gibt's keine Verwirrung und alle Teammitglieder bleiben informiert.
- Das ganze Team miteinbeziehen. Jede Änderung oder Entscheidung, die die Kampagne betrifft – egal wie groß oder klein – sollte mit dem ganzen Team geklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Kommunikation. Teammitglieder sollten ermutigt werden, offen zu sein, und konstruktives Feedback zu geben. Die Atmosphäre im Team sollte so positiv sein, dass jeder seine Ideen frei äußern kann.
- Regelmäßige Meetings halten. Je nach Art und Größe des Unternehmens kann dies schwierig sein. Regelmäßige Meetings (entweder ganz traditionell oder über Skype usw.) dienen aber dazu, dass jeder im Team auf dem Laufenden bleibt und auch die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen.
Während des Projektes ist gute Kommunikation der Schlüssel für einen erfolgreichen Workflow.
Schritt 3: Am Ende der Kampagne
In den finalen Phasen der Kampagne werden die letzten offenen Punkte abgehakt, um sicherzustellen, dass alles erledigt ist.
- Freigabe: Es ist sinnvoll, das Endresultat mit dem ganzen Team zu besprechen, bevor die Kampagne offiziell beendet wird. Obwohl der Team-Leiter meistens die finale Entscheidung trifft, ist es besser, eine letzte Feedback-Runde im Team durchzuführen, um nochmals Ideen, Anregungen, oder Kritik zu bekommen.
- Auswertung: Nachdem die E-Mail-Kampagne beendet ist, kannst du ein letztes Meeting ansetzen, um die Erfahrungen und Meinungen deiner Teammitglieder über die Arbeit im Team zu sammeln. Wir lernen aus unseren Fehlern und so kann dein Team für nächstes Mal die Strategie anpassen.
Feedback von deinem Team zum Workflow-Prozess kann dir bei zukünftigen Kampagnen helfen.
Der Mail Designer 365 Workflow
Mail Designer 365 wurde speziell für Teams entwickelt und produktive Workflows sind uns wichtig. Deshalb bietet dir die App zahlreiche Features für den Team-Workflow.
Diese Schritt-für-Schritt Anleitung zeigt dir, wie du den Mail Designer 365 Workflow für dein Team übernehmen kannst:
1. Registriere dich für den Mail Designer 365 Service
Registriere dich für Mail Designer 365 über das Online-Portal. Hier kannst du Pläne kaufen und gleich mit dem Aufbau deines Teams anfangen.
2. Lade Teammitglieder ein
Erweitere dein Team, indem du Kollegen dazu einlädst, zusammen an E-Mail-Designs zu arbeiten. Wähle aus einer Vielzahl flexibler Rollen- und Plan-Optionen – so, dass es perfekt zu deinem Team passt.
3. Lade die Mail Designer 365 App
Wenn du es nicht bereits getan hast, kannst du die App hier laden, um mit der Gestaltung deiner ersten E-Mail-Vorlage loszulegen. Dort findest du alle Tools, die du für ein professionelles HTML E-Mail-Design brauchst.
4. Lade Designs zum Mail Designer 365 Approval hoch
Wenn du mit dem Design zufrieden bist, kannst du es zum Mail Designer 365 Approval hochladen, wo das ganze Team Kommentare und Feedback dazu abgeben kann, sowie das Design freigeben oder ablehnen kann.
5. Deine Mail direkt aus der Mail Designer 365 App verschicken
Sobald dein Design freigegeben wird, kannst du das Mailing entweder über deine eigene E-Mail-Adresse versenden oder zu deinem bevorzugten ESP exportieren.
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