Heutzutage sind wir arbeitstechnisch mehr und mehr ausgelastet und haben deshalb immer weniger Zeit, unser Team auf dem Laufenden zu halten. Ihr sucht nach einer praktischen Lösung, um euren Kollegen die wichtigsten Informationen aus der letzten Präsentation mitzuteilen? Hier kommen unsere besten Tipps, wie ihr eure Keynote- und PowerPoint-Präsentationen ganz einfach in einer E-Mail darstellen könnt.
Nur die wichtigsten Folien verwenden
Bevor ihr mit dem Aufsetzen der E-Mail loslegt, überlegt euch, welche die wichtigsten und sinnvollsten Präsentationsfolien sind (ihr müsst ja nicht alle nutzen)! Es genügt, die inhaltlich wichtigsten Folien in der Mail aufzugreifen, weil diese für euer Team am relevantesten sind. Sobald ihr diese Folien identifiziert habt, könnt ihr anfangen, ein Layout für eure E-Mail aufzubauen...
Folien als Bilder exportieren
Um euch viel Zeit und Mühe zu sparen, könnt ihr Folien mit viel Inhalt einfach als Bilder exportieren, die ihr dann mit eurem Team teilen könnt. Das ist eine schnelle und effiziente Möglichkeit, um Diagramme, Infografiken usw nicht nochmals neu nachbauen zu müssen.
Und so einfach geht's: In Keynote geht ihr zu "Ablage" > “Exportieren” und wählt “Bilder”. Ihr könnt dann eure gewünschten Folien auswählen und auf eurem Rechner als Bilder abspeichern.
Ihr könnt Folien als Bilder exportieren, um Zeit zu sparen.
Folien beschneiden
Um die gesamte Länge eurer Mail zu kürzen, könnt ihr Folien auch abschneiden, um nur die Kerninformationen zu zeigen. Inhalte wie der Header, der Folien-Titel und der Footer mit Kontaktinformationen sind für eine Mail vielleicht nicht so wichtig und sind deshalb verzichtbar.
Schneidet Folien ab, um nur die relevantesten Informationen zu zeigen.
Das E-Mail-Layout aufbauen
Kein Mensch will sich erst durch eine endlose Liste von Informationen quälen, bis man die wichtigsten Punkte gelesen hat. Deshalb solltet ihr versuchen, eure Layouts interessant und gut lesbar zu gestalten. Hier kommen ein paar Tipps dazu...
Fügt klare Überschriften ein, um Folien zusammenzufassen. So trennt ihr die Überschriften vom Haupttext und erlaubt euren Lesern, die Mail schnell querzulesen und die Kernpunkte trotzdem zu erfassen.
Texte kurz halten. Es ist sinnvoll, die Mail so kurz wie möglich zu halten, damit eure Leser nicht endlos scrollen müssen, bis sie am Ende der Mail ankommen. Versucht, Text und Bilder nebeneinander zu arrangieren, oder Text auf mehrere Spalten zu verteilen:
Verteilt Text auf mehrere Spalten, um die Mail kurz zu halten.
Verwendet ein Tabellenlayout, um Informationen übersichtlicher zu präsentieren. Ein Tabellenlayout ist eine effektive Möglichkeit, Informationen (wie z.B. Projektstatus-Updates und Preispläne) klar darzustellen, ohne dass sie zu viel Platz in der Mail einnehmen. Ihr könnt Tabellen auch verwenden, um detailliertere Folien zusammenzufassen.
Tipp: In Mail Designer 365 könnt ihr Tabellenblöcke verwenden, um Folieninhalte besser zu präsentieren. Dieser Blogpost gibt euch mehr Informationen dazu.
Nutzt Tabellen, um professionelle Projektstatusberichte zu gestalten.
Immer professionell bleiben
Sobald ihr eure Keynote oder PowerPoint-Präsentation in eine E-Mail umgewandelt habt, müsst ihr nur noch ein paar kleine Änderungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Mail auch wirklich professionell aussieht.
Achtet darauf, dass euer Logo klar im Design zu sehen ist. Wenn ihr Mails an externe Kollegen, Partner oder Aktionäre sendet, muss denen sofort klar sein, woher die Mail kommt.
Versucht, die Farben aus eurer Präsentation auch in der E-Mail zu verwenden. Das gibt dem Ganzen einen einheitlichen Look, wirkt professionell und gibt der Mail ein klares Farbschema, das euer Brand repräsentiert...
Nutzt euer Logo und ein klares Farbschema, um professionelle Mails zu designen.
Wir hoffen, dass wir euch ein paar Anregungen geben konnten! Ihr wollt es gleich selbst ausprobieren und die Tipps in der App testen? Dann ladet Mail Designer 365 kostenlos herunter, um direkt loszulegen!
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