Die E-Mail stellt einen flexiblen Kommunikationskanal dar, der Schulen, Universitäten und anderen Bildungseinrichtungen zahlreiche Möglichkeiten bietet. Mit effektivem E-Mail-Marketing hast du rund um die Uhr schnellen und direkten Kontakt zu deiner Zielgruppe.

Unter anderem sind übersichtlichere interne Newsletter, die gezieltere Vermarktung deiner Schule oder Universität und langfristigerer Kontakt zu Absolventen nur einige Beispiele, wie dein Institut von dem Gebrauch von E-Mails profitieren kann.

In dieser Anleitung zeigen wir dir alles, was du brauchst, um eine erfolgreiche E-Mail-Strategie für dein Bildungsinstitut aufzubauen.

Warum lohnt sich E-Mail-Marketing für meine Schule?

Neben großen Ersparnissen hinsichtlich der Druckkosten, bietet dir die E-Mail einen modernen und einfachen Weg, um die Kommunikationsstrategie für deine Bildungseinrichtung zu optimieren.

Des Weiteren stellt die E-Mail in einer Welt, in der Schüler (und natürlich auch Lehrer!) ständig auf ihre Smartphones schauen, einen direkten Weg zu Studenten, Schülern und dem Kollegium, sowie zu Interessenten und Bewerbern dar.

Welche E-Mails kann meine Schule, Hochschule oder Universität versenden?

Beim Stichwort "E-Mail-Marketing" denkt man oft nur an werbliche Verkaufsmails. In der Tat bietet eine E-Mail jedoch viel größeres Potential als moderne Informationsquelle für Lehrer, Studenten, Absolventen oder Studieninteressierte.

Hier sind einige Ideen für E-Mails, die du versenden kannst, um deine interne wie auch externe Kommunikation zu verbessern.

Newsletter

Viele Schulen und Universitäten erstellen bereits Newsletter in Papierform oder eine Zeitschrift für Mitarbeiter, Studenten, Eltern, Schulbehörden usw.

Ein Wechsel von traditionellen Printmedien auf E-Mail-Newsletter ermöglicht es dir, weiterhin deine aktuellsten Neuigkeiten und Updates zu teilen und gleichzeitig jedoch hohe Druckkosten zu vermeiden und so auch noch was für die Umwelt zu tun.

Willkommens-Mail

Ob du zum Beginn des Schuljahres oder Semesters deine neuen Schüler und Studenten begrüßen möchtest oder bestimmte Informationen mit neuen Austauschstudenten teilen willst – gestalte eine informative Willkommens-Mail.

So finden Neuankömmlinge auf einen Blick alles, was sie brauchen, um sich in deiner Schule oder Universität wohlzufühlen und zurechtzufinden.

Feedback-Mails

Feedback ist für jede Bildungseinrichtung wertvoll. So kannst du besser einschätzen, wie es deinen Studenten geht, wie sie deinen Kurs finden und was noch verbessert werden könnte.

Verabschiede dich von gedruckten Feedback-Blättern, die oft in den Tiefen der Tasche verschwinden und versende stattdessen eine praktische, anonyme E-Mail-Umfrage, indem du Google Formulare (oder ein ähnliches Tool) nutzt, um einen Fragebogen in deiner Mail zu verlinken.

Werbliche Mails

Obwohl die E-Mail eine sehr gute Informationsquelle für Schulen und Universitäten ist, kann sie genauso effektiv verwendet werden, um dein Institut bei potenziellen zukünftigen Studenten und Interessenten zu vermarkten.

Nutze eine E-Mail, um zum Beispiel einen Tag der offenen Tür anzukündigen, Studienangebote zu kommunizieren oder Informationen über aktuellste Forschungen oder andere Erfolge zu veröffentlichen.

So sorgst du dafür, dass sich deine Universität oder Schule von anderen Bildungseinrichtungen abhebt.

Absolventen

Viele Schulen und Universitäten betreiben erfolgreiche Programme für ehemalige Studenten und Schüler. Dies ist ein guter Weg, um den Ruf deiner Bildungseinrichtung durch positive Empfehlungen und Success Stories aufzupolieren.

Viele Universitäten nutzen hierfür Postbriefe, obwohl diese Option nicht sehr zuverlässig ist, da junge Absolventen nach ihrem Abschluss oft ihren Wohnort wechseln. Aus diesem Grund kommt deine Nachricht per E-Mail viel sicherer an und du kannst so den Kontakt zu ehemaligen Studenten aufrechterhalten.

E-Mails für eine Bildungseinrichtung erstellen: Unsere Top-Tipps

Mit einem E-Mail-Creator wie Mail Designer 365 kannst du innerhalb von Minuten professionelle E-Mail-Templates für deine Schule, Hochschule oder Universität erstellen. Gestalte ein eigenes Design oder wähle eine Designidee aus unserer Sammlung und passe diese an deine Bedürfnisse an – Mail Designer 365 bietet einige kreative Vorlagen für die Bildungs-Branche.

Hier sind Tipps, die du dabei beachten solltest ...

Branding

Jede E-Mail, die du für dein Institut versendest, sollte deinen Branding-Richtlinien entsprechen. So erkennen deine Empfänger auch direkt den Absender und es wirkt sehr professionell, wenn alle Materialien deiner Einrichtung vom Erscheinungsbild her zusammenpassen.

Füge als erstes dein Schul- oder Universitätswappen oder -Logo ins Design ein, es sollte gut sichtbar sein. Der E-Mail-Header ist ein guter Platz dafür. Außerdem solltest du auch versuchen, generell auf eine Einheitlichkeit im Design zu achten, so sollten z. B. die Schriftart und das Farbschema stets dem CI deiner Einrichtung entsprechen.

Tipp: In Mail Designer 365 kannst du z. B. den Header-Block mit deinem Wappen oder Logo unter "Meine Layoutblöcke" speichern, um ihn auch in zukünftigen Designs wieder genau so nutzen zu können.

Layout

Insbesondere, wenn du deinen Lesern viele Information vermitteln musst, ist es wichtig, dass du dich für ein klares Layout entscheidest. Das sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und die nötigen Informationen werden schneller gefunden.

Achte auf eine ausgewogene Mischung von Text und Bildern und nutze Abstandsblöcke und Überschriften, um die Inhalte der Mail zu gliedern.

Tipp: Mail Designer 365 bietet eine große Auswahl an Layoutoptionen, wie z. B. mobil-optimierte Tabellenlayouts, die du verwenden kannst, um wichtige Informationen übersichtlicher darzustellen.

Ansprache & Stil

Beim Erstellen deiner Mails ist es auch sinnvoll, über deine Zielgruppe nachzudenken. So kannst du feststellen, welche Ansprache du in deinem Text verwenden musst und ob ggf. weitere Stil-Elemente, wie z. B. Grafiken und Störer, auch noch benötigt werden.

Wenn du E-Mails für junge Leute (z. B. Abiturienten oder Studenten) schreibst, kannst du in der Regel eine etwas umgangssprachlichere Ansprache und einen lockereren Stil wählen und beispielsweise GIFs, Memes und Emojis nutzen.

Wenn du jedoch eine Mail z. B. an Eltern oder Schulbehörden versenden möchtest, solltest du dich natürlich besser für eine formale Ansprache entscheiden und ein schlichteres Design verwenden, um erstens nicht von der Botschaft abzulenken und zweitens Seriosität zu vermitteln.

Call-to-Action

Eine Call-to-Action (CTA) sorgt dafür, dass der Leser punktgenau auf seine nächsten Schritte hingeführt wird, wenn er deine Mail liest. Hier sind einige Beispiele von CTA-Links, die du auch in deinen E-Mails nutzen könntest:

• Jetzt anmelden (für einen Kurs/eine Vorlesung/eine Exkursion/Studienhilfe/...)
• Tickets kaufen (für eine Veranstaltung/ein Fußballspiel/...)
• Herunterladen (eBook/Anleitung/Arbeitsblatt/Stundenplan/...)
• Ansehen (Video-Vorlesung/Webinar/...)
• Feedback geben
• Folgen (auf Twitter/Instagram/Facebook/...)

Wenn du eine CTA ausgewählt hast, solltest du darauf achten, dass sie im Design sehr zentral und auffällig platziert ist und dass der Text im Button kurz und prägnant ist.

Direkt mit E-Mail-Marketing loslegen

Wir hoffen, diese Anleitung war nützlich für dich und du kannst unsere Tipps für deine eigene E-Mail-Strategie nutzen. Das E-Mail-Marketing ist ein wichtiges Tool für die Bildungsbranche und kann einfach und günstig eingesetzt werden:

1. Öffne die Mail Designer 365 App (Du hast noch keinen Mail Designer 365 Plan? Starte deine kostenlose Demo!)
2. Nutze eines unserer Templates für Schulen und Universitäten oder erstelle von Grund auf ein eigenes Design.
3. Versende fertige Designs direkt aus der App heraus über deinen eigenen E-Mail-Account oder exportiere sie zu deinem bevorzugten E-Mail-Dienst, um sie an eine größere Zielgruppe zu schicken

Bleib kreativ,

Dein Mail Designer 365 Team