Die neue EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung), die ab dem 25. Mai 2018 für alle Firmen in Kraft tritt, erfordert, dass jedes Unternehmen wesentliche Veränderungen in seinen Datenschutzerklärungen, sowie im Prozess zur Zustimmung über den Erhalt von E-Mails durchführt.

Beispiele der Aktualisierungen sind:

• Die Verwendung einer benutzerfreundlichen Sprache in den Nutzungsbedingungen/der Datenschutzerklärung
• Das Recht des Users, auf seine persönlichen Daten, die von Firmen gespeichert werden, zugreifen zu können 
• Strengere Regelung, was User-Zustimmung betrifft

Um euch mit euren DSGVO-Kampagnen zu helfen, zeigen wir euch, wie ihr E-Mails effektiv verwenden könnt, um euren Kunden die wichtigsten Änderungen mitzuteilen.

Checkliste für DSGVO-Einwilligungs-Mails

1. Formuliert einen klaren Betreff

Damit eure Kunden diese wichtige Mail überhaupt öffnen, ist der Betreff hier besonders wichtig. Ihr müsst euch einen Betreff ausdenken, der die Wichtigkeit der Mail vermittelt, und gleichzeitig die Aufmerksamkeit eurer Kunden weckt. Wenn das Thema bereits im Betreff klar ist, wissen eure Kunden schon direkt, was von der Mail zu erwarten ist. Versucht mal Schlüsselwörter zu verwenden, die für das Thema relevant sind. Zum Beispiel:

"Wichtige Informationen zu unseren Datenschutz-Bestimmungen"

2. Je knapper und klarer, desto besser

Datenschutz ist für die meisten von uns ein verwirrendes Thema und darum solltet ihr darauf achten, dass eure Mails so knapp und so verständlich wie möglich sind. Versichert euch, dass der Ton ernst aber auch interessant ist, damit eure Kunden auch wirklich alles verstehen. In diesem Fall sind schlichtere Layouts am besten, weil das Design nicht vom wichtigen Inhalt ablenken soll. Meidet Bilder und andere Grafiken weitgehend und denkt an die Basics: Viel Weißraum, kurze Absätze und – ganz wichtig – klare, lesbare Textstile.

3. Markiert die wichtigsten Infos

Da viele Leute ihre E-Mails querlesen, ist es hilfreich, die wichtigsten Punkte deutlich zu markieren und hervorzuheben, damit eure Kunden nichts verpassen. Highlightet zum Beispiel, ab wann genau die Änderungen gelten werden, was die Hauptänderungen sind und die Informationen zu euren Kontaktdetails. Ihr könnt einen fetten Schriftstil zusammen mit einer auffälligen Farbe verwenden, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben.

4. Beschreibt die Vorteile für eure Abonnenten

Dieser Punkt betrifft diejenigen von euch, die eine Opt-In-Kampagne gestalten müssen. Da die Zustimmungsgesetze auch aktualisiert werden, müssen viele von euch die Zustimmung ihrer Kunden erneut einholen, um ihnen überhaupt noch Mails schicken zu dürfen. Aber keine Panik! Die Mehrheit eurer Kunden sind Abonnenten, weil sie sich für eure Inhalte interessieren und up-to-date bleiben wollen. Eine freundliche Nachricht wie diese von ASOS gibt euren Kunden die Möglichkeit, ihre Einstellungen zu aktualisieren und den Opt-In neu zu machen. Dieses Beispiel ist auch deshalb besonders gut, weil es subtil auch die Vorteile der Newsletter betont.

5. Vergesst die Call-To-Action nicht

Die CTA (Call-to-Action) ist für jede E-Mail wichtig und in diesem Fall ist sie sogar von besonderer Bedeutung, weil sie dem Leser genau zeigt, was er tun muss und welche Schritte erforderlich sind. Wenn eure Kunden die neuen Bedingungen akzeptieren müssen, um weiterhin von eurem Service zu profitieren, sollte ihnen dies durch einen Link oder einen auffälligen CTA-Button so einfach wie möglich gemacht werden. Dies gilt auch für Kunden, die nochmals auf's Neue zustimmen müssen, um eure Newsletter weiterhin zu erhalten.

In diesem Beispiel von Instagram macht die große CTA sofort klar, dass User die neuen Richtlinien durchlesen und akzeptieren müssen, um weitermachen zu können.

6. Verlinkt auf den neuen Grundsatz

Auch dies ist ein wichtiger Punkt, weil eure Kunden stets Zugang zu den neuen Grundsätzen haben sollten. Achtet darauf, dass es einen Link auf eure Richtlinien gibt, der einfach zu finden ist, damit eure Kunden immer die Möglichkeit haben, sich die Änderungen im Detail anzuschauen. Für Kunden mit einem besonderen Interesse an dem Thema könnt ihr auch eine Webseite aufbauen, auf welcher ihr alles detailliert erklärt. So bleiben eure Mails knapp und kurz, aber mit einer Option für weitere Informationen, wenn gewünscht.

Tipp: In Mail Designer 365 könnt ihr eure Links formatieren, damit sie besser auffallen:

Wir hoffen, dass ihr unsere Checkliste für DSGVO-Mails nützlich findet. Wenn ihr auf diese Schlüsselpunkte achtet, werden eure E-Mails mit Sicherheit klar und informativ sein. Außerdem bleiben eure Kunden so auch immer up-to-date.

Bleibt produktiv!

Euer Mail Designer 365 Team