Manchmal bringen unerwartete Ereignisse deinen alltäglichen Betrieb plötzlich zum Stillstand. In solchen Fällen ist es essentiell, dass du weiterhin mit deinen Kunden kommunizierst und sie beruhigst. Hier erfährst du, wie du deine Kunden durch E-Mail-Kommunikation über deinen Betriebsplan während der Coronavirus-Krise informieren kannst.
Es ist an der Zeit, eine Mail an deine Kunden zu schicken, um sie während der Coronavirus-Krise auf dem Laufenden zu halten.
Betriebskommunikation für die Coronavirus-Krise
Auch wenn sich dein Unternehmen nicht im Vorfeld auf jede Eventualität vorbereiten kann, ist es immer gut, einen Krisenplan in der Hinterhand zu haben. Hier sind 5 effektive Maßnahmen, die dein Unternehmen durchführen kann, um den Betrieb während der Coronavirus-Krise aufrecht zu erhalten.
Außerdem findest du unten zwei E-Mail-Vorlagen, die du nutzen kannst, um deine Kunden über wichtige Entwicklungen zu informieren.
1. Deine Öffnungszeiten aktualisieren
Wenn du auch aufgrund des Coronavirus wesentliche Änderungen an deinen Öffnungszeiten vornehmen musst, solltest du dies unbedingt als Erstes mitteilen.
Aktualisiere die Öffnungszeiten auf deiner Webseite sowie an jeglichen anderen Stellen, wo sie gelistet werden, wie z. B.:
- Twitter,
- Google my Business,
So verhinderst du Verwirrungen und gibst Neu- sowie Bestandskunden die aktuellsten Informationen während der Krise.
2. Die Support-Leistung verstärken
In Krisenzeiten werden deine Kunden noch mehr Fragen und Anliegen haben. Daher ist mit einer erhöhten Anzahl von Support-Anfragen zu rechnen.
Sei proaktiv und sorge dafür, dass du genügend Support-Mitarbeiter hast, die sich um die erhöhte Nachfrage kümmern können. Teammitglieder, die Home-Office machen, können auch mithelfen, falls du zusätzliche Unterstützung benötigst.
Um den Druck etwas rauszunehmen, könntest du auch eine automatisierte E-Mail-Antwort aufsetzen, um Kunden direkt zu informieren, dass du schnellstmöglich zurück schreiben wirst.
3. Eine Liste mit FAQs zusammenstellen
Überlege dir genau, welche deiner Betriebsabläufe (z. B. Lieferzeiten, Dienste, Öffnungszeiten, Lagerbestand usw.) von der Ausnahmesituation betroffen sind und fasse die Informationen auf einer FAQ-Seite auf deiner Webseite zusammen.
So hilfst du deinen Kunden, die von ihnen benötigten Informationen schneller zu finden und reduzierst gleichzeitig die Anfragen für das Support-Team.
Tipp: Füge einen temporären Link auf deiner Support-Seite ein, um häufig gestellte Support-Anfragen gleich zu beantworten, bevor deine Inbox und Telefonleitung überlastet wird.
4. Weise Kunden auf deinen Online-Store hin
Vielleicht musstest du aufgrund der Corona-Krise deine Läden schließen und machst dir jetzt Sorgen um die finanziellen Auswirkungen ...
Nutze die Möglichkeit, um mehr Kunden auf deinen Online-Store aufmerksam zu machen. Weise Kunden auf deine Webseite hin und informiere sie freundlich, dass sie weiterhin online einkaufen können.
Tipp: Wenn du erhöhten Webseite-Traffic oder extrem viele Bestellungen erwartest, achte darauf, dass deine Systeme gut funktionieren und der großen Nachfrage standhalten.
5. Informiere deine Kunden per E-Mail
Sobald du deinen Krisenplan aufgestellt hast, kannst du diesen schnellstmöglich mit deinen Kunden teilen. Der schnellste und direkteste Weg ist hier über die E-Mail.
Schnelle Tipps für die E-Mail-Kommunikation während der Corona-Krise:
- Die richtige Ansprache verwenden. In schwierigen Zeiten ist es wichtig, nicht zur Panik beizutragen, sondern stattdessen eine seriöse Ansprache zu verwenden.
- Direkt auf den Punkt kommen. Zu viel Text führt nur zur Verwirrungen und wird deine Kunden eher abschrecken. Halte den Newsletter-Text kurz und knapp und fasse nur die wichtigsten Punkte zusammen.
- Wenige Bilder verwenden. Das Ziel der Mail ist, Kunden zu informieren. Deine üblichen Marketing-Methoden sind hier nicht relevant. Daher achte darauf, dass du nur Bilder verwendest, die inhaltlich nötig sind (z. B. informierende Screenshots).
- Wichtige Links und Informationen mit einbeziehen. Diese Mail soll die ultimative Informationsquelle für deine Kunden sein. Aus diesem Grund sollten deine Kunden Links auf die FAQ-Seite und Webseite, sowie Informationen über Öffnungszeiten und Kontaktdetails direkt in der Mail finden können.
Eine Krisenkommunikations-Mail für dein Unternehmen gestalten
Wir haben zwei E-Mail-Templates für eine effektive Krisenkommunikation erstellt, die du verwenden kannst, um deine Kunden während der Coronavirus-Krise zu informieren:
Die Templates sind bereits in Mail Designer 365 zu finden.
Wir hoffen, wir konnten dir mit unseren Tipps in dieser schwierigen Zeit etwas helfen. Wenn du eines der neuen Templates verwenden möchtest, registriere dich kostenlos für Mail Designer 365, um direkt loszulegen.
Bleib kreativ (und gesund!),
Dein Mail Designer 365 Team
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